Google Drive voor ondernemers

Je pc of laptop crasht en je bent veel belangrijke bestanden kwijt. Die bestanden stonden wel op een harde schijf, maar deze blijkt onvindbaar te zijn. Dit soort problemen zijn echt niet meer van 2013! Door je bestanden behalve op je pc (en eventueel een harde schijf of een server) ook in een cloud op te slaan, zal je nooit meer iets kwijtraken. Google Drive is een veelgebruikte cloud. Lees hier meer over de voordelen van Google Drive. Er worden ook enkele tips gegeven om nog beter van deze dienst gebruik te maken!

Voordelen van Google Drive

Deze dienst van Google is méér dan alleen een cloud. Zo is het mogelijk om samen met andere mensen aan bestanden te werken (real-time!) en door de verschillende soorten bestanden (document, spreadsheet, presentatie, formulier, tekening) is de aanschaf van een Office pakket niet meer noodzakelijk. Bij ondernemers is Google Drive vooral populair door de eenvoud en de mogelijkheid om bestanden met hun computers en mobiele apparaten te synchroniseren.

Tips bij het gebruiken van Google Drive

• Behalve dat je bestanden binnen het systeem aan kunt maken is het ook mogelijk om mappen en bestanden van jouw harde schijf online te zetten. Denk hierbij aan bijvoorbeeld Office-bestanden, PDF’s en foto’s.
• Maak mappen aan. Door een goed systeem te bedenken kan er geordend binnen Google Drive gewerkt worden. Doe dit op dezelfde manier als je dit op jouw pc doet.
• Als je veel bestanden in Google Drive hebt staan kan het lastig worden een document snel te vinden. Soms wil zelfs een goed mappensysteem dan niet afdoende zijn. Gelukkig kan het bestand met behulp van ‘geavanceerd zoeken‘ snel gevonden worden. Er kan gezocht worden op het bestandtype, de zichtbaarheid (voor wie is het document beschikbaar?), het eigendomsrecht (wie is de eigenaar van het document?) en de groep.
• Voor extra veiligheid is het mogelijk een tweede authorisatiecode in te stellen. Er wordt dan wanneer er ingelogd wordt een sms naar jouw mobiel gestuurd. Dit systeem wordt ook bij enkele Nederlandse banken toegepast.
• Deel bestanden. Met één druk op de knop kan je een bestand delen met een andere Gmail-gebruiker. Er hoeven dus niet overbodig veel mails heen-en-weer gestuurd te worden!
• Beheer de rechten. Je kan instellen of degene met wie een bestand gedeeld wordt deze enkel kan lezen of ook bewerken.
• Synchroniseer de bestanden met bijvoorbeeld je harde schijf (bestanden komen zowel op jouw pc als in de cloud te staan). Door een applicatie van Google is het ook mogelijk op je mobiele telefoon of tablet de bestanden in te zien en bewerken.

Maar ik gebruik geen Gmail! Wat nu?

Misschien maak je momenteel geen gebruik van Gmail. Het is mogelijk de mailservers van jouw domein (www.bedrijfsnaam.nl) te koppelen aan Gmail. Je kunt zelf kijken hoe dit moet, en vraag dit anders aan jouw provider. De mails die naar jou verzonden worden komen dan ook in de inbox van je Gmail account te staan. Het is natuurlijk ook mogelijk een Gmail account enkel aan te maken voor Google Drive.